Em reuniões periódicas com empresários e clientes percebo cada vez mais que quem está no comando das empresas está cada vez menos interessado em acompanhar os processos tributários de seus negócios. Enquanto isto, os órgãos fiscalizadores estão, há pelo menos uma década, em trabalho constante para informatização de todo o processo fiscal. O que se viu neste período foi uma massificação do uso da Nota Fiscal Eletrônica, que é apenas a ponta de um iceberg tecnológico bem mais abrangente: o Sistema Público de Escrituração Digital. Dentro deste sistema há ainda a Escrituração Fiscal Digital e a Escrituração Contábil Digital. Tudo para gerar uma base unificada que ajude no controle da sonegação com cruzamento de dados que tapa o ralo da falta de informação e o escoamento de milhões de reais em tributos não pagos. Ou alguém acha que é mágico o crescimento histórico da arrecadação nos últimos 10 anos que é o dobro do PIB?

A questão é que o que se vê é espécie de Big Brother da contabilidade. Todos estão sendo monitorados e é preciso que os dados sejam incluídos nestas etapas de forma bastante criteriosa. Mais que isto: lá na frente — quero dizer muito em breve — o empresário que ainda dá de ombros para esta realidade poderá ser surpreendido com notificações não muito agradáveis de que houve equívocos em suas declarações e a conta a ser paga não será barata.

Na visão do empresário, em especial do pequeno e médio empreendedor, toda esta questão fiscal é burocracia que deve ser tratada exclusivamente por sua assessoria contábil. No contexto destas alterações fiscais, inúmeras novas informações devem ser geradas e o empresário simplesmente as ignora. Este é o grande engano. O empresário precisar tomar as rédeas do que é feito internamente na hora da emissão dos documentos, estar alinhado com seus colaboradores e, por fim, afinado com sua assessoria contábil. Ele é sim parte fundamental deste processo. Afinal, onde se dá a emissão de nota fiscal? Onde se processa entradas e saídas para fins de controle de estoques? Quem opera recebimentos e pagamentos bancários? Resposta: dentro da sua empresa!

De forma bastante resumida, chego a alguns pontos importantes que o empresário precisa se atentar. E que há uma séria de instituições e até mesmo empresas especializadas em qualificá-lo para não perder o compasso destes quesitos básicos:
— Manter-se informado das linhas gerais do processo: Apesar de não precisar deter conhecimentos profundos sobre a gestão tributária, o empresário não pode ignorar totalmente o processo.

— Buscar uma parceria com sua assessoria contábil: Muitas das informações que o empresário necessita podem ser obtidas com sua assessoria contábil. Deverá haver um maior grau de comprometimento entre empresa e contabilidade, com cada um assumindo compromissos de sua competência. Se sua assessoria não for parceira nesta hora, avalie a possibilidade de trocá-la, pois este suporte será necessário.

— Investir em treinamento da equipe: Muitas informações fiscais serão geradas dentro da empresa (Nota fiscal eletrônica, estoques, movimentação bancária). Se o empresário possui colaboradores despreparados no aspecto fiscal e não sabem nem o que significa SPED, como eles podem ser geradores destas informações? Portanto, um programa de treinamento será necessário e deverá abranger vários setores da empresa: compradores, vendedores, estoquistas, faturistas, financeiro e TI, entre outros.

— Investir em Sistema ERP ou equivalente: Independentemente do porte da empresa, não há qualquer possibilidade de atender à demanda fiscal que está sendo implantada sem o uso de recurso tecnológico. Um sistema informatizado que compile os dados de compra, venda, estoque, contas a pagar, contas a receber, fluxo de caixa. É indispensável para gerir as informações solicitadas pelo fisco. Existe muita empresa gastando demasiadamente com recurso humano para suprir a falta de um sistema de informática, gerando informações pouco confiáveis para o fisco.

— Facilitar a Integração de sistemas e processos:Mantendo uma parceria com sua assessoria contábil, buscar soluções conjuntas que venham a integrar sistemas, evitando retrabalho e reduzindo custos para ambos.

— Ser inteligente no uso das informações geradas: Com uma equipe bem treinada e com um sistema ERP devidamente alimentado e integrado, o empresário pode tirar proveito das informações geradas para potencializar e maximizar seus resultados, cobrando da assessoria contábil informações que vão subsidiar sua tomada de decisão no que se refere à formação de preços, redução de custos e avaliação de resultados.

Por fim, não há mais como o empresário tapar o sol com esta peneira esburacada da desculpa de que isto não faz parte de suas atribuições. E, lembrando, ele está atrasado perto do que a tecnologia já evoluiu. Perder mais um dia pode custar caro daqui poucos anos.